Rzeczpospolita

Jeśli nie chcesz zwalniać podwładnych, możesz podzielić ich stanowiska pracy i zaoferować im obniżenie wymiaru etatu.

W obliczu ciągłych zmian warunków ekonomiczno-gospodarczych, zamiast redukować personel, można wprowadzić elastyczne formy zatrudnienia. Można na przykład zastosować wobec zatrudnionych tzw. job-sharing. Wystąpi on wtedy, gdy dwóch lub więcej podwładnych będzie wykonywać swoje zadania w firmie w niepełnym wymiarze czasu pracy w ramach tego samego stanowiska.

Jedno stanowisko, więcej rąk do pracy

W takiej formie można zatrudnić niemal każdego. To jednak najlepsze rozwiązanie dla pracowników wychowujących małe dzieci, osób odchodzących na emeryturę, absolwentów zaczynających pracę, studentów oraz dla wszystkich tych, którzy z osobistych przyczyn nie mogą pracować w pełnym wymiarze. Dzięki takiemu podziałowi obowiązków pracownicy zachowują ciągłość zatrudnienia, przy jednoczesnym dopasowaniu czasu wykonywania obowiązków do swoich możliwości. Oczywiście wiąże się to także z mniejszą pensją niż ta, która wypłacana przy pełnym etacie. Jednak w chwili zagrożenia utratą pracy i pozostawania bez zatrudnienia przez dłuższy czas, ta niedogodność może mieć nieco mniejsze znaczenie.

Trzeba pamiętać o zagrożeniach

Pracodawca musi zdawać sobie sprawę, że tworzenie pary czy grupy osób, które będą się dzielić pracą, wiąże się z pewnymi trudnościami. Przede wszystkim powinny to być osoby bardzo odpowiedzialne. Muszą umieć ze sobą współpracować, mieć do siebie zaufanie i odpowiadać za siebie. Dobrze by też było, gdyby miały różne doświadczenie i umiejętności, dzięki czemu mogłyby się uzupełniać i nawzajem uczyć od siebie.

W przypadku job-sharingu pracodawca może mieć trudności z ustaleniem jasnego podziału obowiązków podwładnych na tym samym stanowisku. Dlatego warto przygotować grafik ich pracy i podział zadań (czyli zakres obowiązków) razem z nimi. Tylko w ten sposób przygotowany przez niego podział pracy będzie najbardziej optymalny, jasny i sprawiedliwy. Dodatkowo szef powinien ustalić sposób przejmowania obowiązków w krytycznych momentach przez inne osoby w grupie czy parze. W ten sposób uniknie się sytuacji, gdy w czasie nieobecności jednego pracownika stanowisko będzie nieobsadzone. Może oczywiście pojawić się problem praktyczny ze zwiększeniem wymiaru czasu pracy podwładnego pod nieobecność drugiego, np. konieczność odbioru dziecka z przedszkola czy szkoły w określonej godzinie i zapewnienie mu opieki na czas pracy. Trzeba wówczas wziąć pod uwagę sytuację życiową takiej osoby.

Warto przy tym pamiętać, że zatrudnienie takiego podwładnego na podzielonym stanowisku w zwiększonym wymiarze czasu pracy nie zawsze oznacza konieczność zapłaty mu za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeśli bowiem pracuje on osiem godzin na dobę w przeciętnie 40-godzinnym pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, to takiej jego pracy nie można uznać za wykonywaną w godzinach nadliczbowych. W związku z tym przysługuje mu normalne wynagrodzenie za pracę, bez wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny.

PRZYKŁAD

Na stanowisku asystentki są zatrudnione dwie osoby. Jedna pracuje od 7.00 do 11.00, a druga od 11.00 do 15.00. Jedna z nich zachorowała. W związku z tym druga musiała przejąć jej obowiązki I zamiast czterech godzin w ciągu dnia pracowała osiem. Za pierwsze cztery godziny ponad ustalony w umowie czas pracy otrzyma normalne wynagrodzenie za pracę. Te bowiem nie są godzinami nadliczbowymi, mimo że zatrudniona została w pracy po godzinach. Gdyby jednak któregoś dnia, w trakcie nieobecności drugiego pracownika, musiała zostać w firmie o dwie godziny dłużej, do 17.00, za ten czas otrzyma dodatkowe wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych. Zatem, jeśli godzina jej pracy kosztuje 10 zł, to za dwie nadliczbowe (plus 50 proc, czyli 15 zł za godzinę) w ciągu jednego dnia pracy otrzyma 30 zł.

Jaki to etat

Poszczególni pracownicy dzielący jedno stanowisko mogą wykonywać swoje zadania np. cztery godziny dziennie albo tylko w niektóre dni tygodnia lub nawet co drugi tydzień. Z każdym należy zawrzeć umowę o pracę. Jeśli są to nowo przyjmowane osoby, to można na przykład podpisać z nimi umowę na okres próbny lub na czas określony czy wykonania określonej pracy. Już zatrudnionym należy wręczyć wypowiedzenie zmieniające.

Trzeba pamiętać o tym, aby dokładnie wskazać część etatu, na który dana osoba ma zostać zatrudniona. 0 jego wymiarze będzie decydować przede wszystkim liczba godzin, którą musi ona przepracować w ramach swojego rozkładu czasu pracy, czyli bez godzin nadliczbowych.

Nie można przy tym zapomnieć o tym, że zawarcie z pracownikiem umowy o pracę przewidującej zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy nie może powodować ustalenia jego warunków pracy i płacy w sposób mniej korzystny w stosunku do osób wykonujących taką samą lub podobną pracę w pełnym wymiarze. Oczywiście wynagrodzenie i inne świadczenia należne niepełnoetatowcom należy dzielić proporcjonalnie – w zależności od wymiaru etatu.

Wprowadzając job-sharing, pamiętajmy, że nie można w umowie o pracę z pracownikami (lub w innym dokumencie określającym np. podział ich obowiązków) ustalić, że te osoby będą wspólnie odpowiedzialne za pracę na podzielonym stanowisku. Choć bowiem job-sharing nie jest uregulowany w kodeksie pracy, należy do tej formy zatrudnienia stosować kodeksowe przepisy. One tymczasem nie dopuszczają takiej wspólnej odpowiedzialności. Z kodeksu pracy wynika indywidualna odpowiedzialność materialna i porządkowa pracownika.

Natomiast wspólną odpowiedzialność majątkową pracownicy mogą ponosić: za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się, jeżeli została zawarta na piśmie umowa o współodpowiedzialności materialnej. Jednak nawet w razie ustalenia, że szkoda została w całości lub w części spowodowana przez niektórych pracowników, odpowiadają za nią tylko jej sprawcy, a nie wszyscy, którzy przyjęli na siebie wspólną odpowiedzialność w umowie. Każdy z pracowników bowiem odpowiada indywidualnie za swoją pracę.

PRZYKŁAD

Dwaj pracownicy wykonywali swoje zadania w ramach jednego stanowiska. Jeden wykonywał swoje obowiązki bardzo niedbale, co sprawiło, że wyniki na tym stanowisku były bardzo słabe. W związku z tym pracodawca postanowił wypowiedzieć umowy o pracę obu podwładnym. Jednak podjęcie takiej decyzji wobec osoby, która wykonuje obowiązki służbowe bez zarzutu, Jest niezgodne z prawem. Trzeba pamiętać, że w prawie pracy nie ma zbiorowej odpowiedzialności.

Godziny pracy na pół

Odmianą job-sharingu jest work-sharing, czyli dzielenie pracy. To popularny w Europie sposób obniżenia kosztów pracy w przypadku kryzysu firmy. Grupa pracowników może na przykład wyrazić zgodę na redukcję ich godzin pracy, a więc także wynagrodzenia i dzięki temu uniknąć zwolnień z pracy. Work-sharing może być podejmowany w sytuacjach kryzysowych, przy mniejszej produkcji. Ma charakter cykliczny, przejściowy. Jest stosowany do momentu, gdy sytuacja pracodawcy poprawi się do tego stopnia, że pracownicy będą mogli powrócić do systemu pracy w pełnym wymiarze. Wtedy natomiast, gdy wzrośnie produkcja, można im będzie wynagrodzić pracę w mniejszym wymiarze i z obniżonym wynagrodzeniem, pracą w godzinach nadliczbowych, za którą dostaną dodatkowe pieniądze.

Pracodawca musi pamiętać o tym, że zarówno osoby, które dzielą stanowisko, jak i te, które dzielą pracę, są na gruncie polskiego prawa pracownikami. Przysługują im zatem prawa takie same jak innym pracownikom. Muszą więc tym samy wypełniać takie jak oni obowiązki. Z kolei ich szefowie nie mogą zwolnić się z obowiązku przekazania składak na ubezpieczenia społeczne tych osób.

Szef skorzysta

Wykorzystanie job-sharingu to dla pracodawcy przede wszystkim niższe koszty. Pracownicy są odpowiedzialni za rezultat wykonywanej pracy Odpadają problemy z absencją a wzrost wydajności pracy jest oczywisty. Pracodawca jest pewien, że w momencie kiedy jeden z pracowników zachoruje albo wyjedzie, drugi przejmie odpowiedzialność za wykonanie zadania. Utrzymując jeden etat, przedsiębiorca zdobywa możliwość wykorzystania kompetencji, umiejętności, doświadczenia i pomysłów wielu pracowników.

Taka forma zatrudnienia stwarza ogromną szansę dla osób w określonej sytuacji życiowej, co ma również przełożenie na ich lojalność względem firmy.

Job-sharing daje też możliwość na zatrzymanie w zakładzie pracy wartościowych pracowników. Osoby zatrudniane na zasadzie job-sharingu są zazwyczaj w określonej czasowo sytuacji, która ulegnie zmianie. Podczas takiego zatrudnienia można także wypróbować pracownika, a dopiero później podjąć decyzję o zatrudnieniu go na pełnym etacie.

Podstawa prawna:

- art. 29' § 1, art. 139 kodeksu pracy (tekstjedn.DzUz1998r.nr21.poz.94 zezm)


Sposób na zmianę stanowiska

1. Najpierw trzeba policzyć pracowników i sprawdzić wymiar ich etatów.

2. Warto sprawdzić, ile osób wykonuje podobne do siebie zadania. Dzięki temu łatwiej będzie później zaproponować im wykonywanie pracy na jednym stanowisku.

3. Należy zaproponować podwładnym system czasu pracy, w jakim mogą pracować. Jeśli pracodawca chce zastosować system np. skróconego czasu pracy, musi pamiętać, że jest to możliwe tylko na pisemny wniosek pracownika. Można go wprowadzić na mocy porozumienia stron lub porozumienia zmieniającego, w umowie o pracę.

4. Trzeba opracować zakres czynności zatrudnionych.


Jak wprowadzić work-sharing

1. Redukując liczbę godzin pracy podwładnego, trzeba podpisać z nim porozumienie zmieniające. Można mu też wypowiedzieć warunki pracy i płacy. Zamiarem pracodawcy jest przy jednoczesnym obniżeniu mu wymiaru czasu pracy zmniejszenie wynagrodzenia za pracę.

2. Trzeba podać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie zmieniające. Może to być np. mniejsze obciążenie pracą związane z kryzysem firmy, w konsekwencji którego należy zmniejszyć wymiar czasu pracy zatrudnionego.

3. Gdy miną kłopoty firmy, szef powinien przywrócić podwładnym poprzednie warunki pracy. Można też zaproponować im korzystniejsze warunki pracy i płacy. Wówczas zawiera się z nimi porozumienie zmieniające.
 

Izabela Rakowska-Boron